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Besuchermanagement
Die Software für das sichere und nachvollziehbare Management Ihrer Besucher
Digitalisieren Sie Ihren Empfang!
Software Auswahlkriterien
Digitales Besucherbuch, Besucherausweis, Sicherheitsunterweisung, Outlook Add-in, Self-Check-in, Covid Richtlinien
Digitalisieren Sie Ihren Empfang – kostenlose Checkliste Download
Besuchermanagement mit WELCOME
Mit WELCOME professionalisieren Sie Ihre Abläufe am Empfang.
Durch das digitale Gästebuch behalten Sie jederzeit den Überblick wer sich in Ihrem Unternehmen befindet. Ihre Gäste erhalten einen Besucherausweis und Ihre Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift bereitgestellt.
Digitales Besucherbuch
Behalten Sie den Überblick über erwartete, anwesende oder abgereiste Besucher. Checken Sie Besucher mit einem Klick ein- und aus. WELCOME benachrichtigt automatisch den Mitarbeiter, wenn sein Besucher eincheckt.
Self Check-in
Am Self Check-in meldet sich Ihr Besucher, mit dem Code der Terminbestätigung, selbst an. Besucher ohne Anmeldung erfassen und registrieren ihre Daten am Empfang. Eine Anmeldung über das eigene Smartphone ist auch möglich – touchless.
Begrüßungsbildschirm
Begrüßen Sie Ihre Besucher auf einem Bildschirm und stellen Sie weitere Informationen wie Gebäude, Besprechungsraum, etc. zur Verfügung.
Besucherausweis
Beim Check-in des Besuchers wird der Besucherausweis automatisch gedruckt. Layouts können Sie entsprechend Ihren Anforderungen und CI anpassen. Wählen Sie bei den Ausweisen zwischen S/W- und Farbdruck auf Papieretiketten oder wiederverwendbaren Plastikkarten.
Sicherheitsvereinbarungen
Stellen Sie Ihren Besuchern Ihre Richtlinien und Sicherheitsvereinbarungen digital zur Unterschrift bereit. Diese werden dem Besucher automatisch per E-Mail zugesendet. Die Gültigkeit der unterzeichneten Dokumente je Besucher wird von WELCOME verwaltet.
Outlook Add-in
Erfassen Sie mit dem WELCOME Outlook Add-in Ihre Besucher in Ihrer gewohnten Outlook Umgebung und legen diese automatisch im WELCOME Besuchermanagement an. Der Empfang hat sofort den Überblick über die angemeldeten Besucher.
WELCOME kostenlos testen!
Überzeugen Sie sich von den Funktionen und der einfachen Bedienung!
Besucherprozess
Besucherbuch
Erfassen Sie Ihre Besucher im digitalen Besucherbuch und behalten Sie den Überblick, welche Besucher erwartet werden und wer sich bereits in Ihrem Unternehmen befindet.
„Durch das digitale Besucherbuch erfüllen Sie die Anforderungen an die DSGVO.“
Besucherliste
Behalten Sie den Überblick und erhöhen Sie die Transparenz mit der Besucherübersicht.
Übersicht über alle anwesenden und erwarteten Besucher.
Schnelle Erfassung von Besucher- und Termindaten.
DSGVO Einwilligung und Löschfristen.
Schneller Check-in mit automatischem Ausweisdruck.
Begrüßung auf Besucher- oder Meetingraum Bildschirm.
Verwalten von Dauerbesuchern.
Feuerwehrliste für Evakuierung.
Empfang
Begrüßen Sie Ihre Gäste mit einem “herzlich Willkommen”. Geben Sie hier Ihren Besuchern weitere Informationen wie z.B. Gebäude oder Besprechungsraum.
„Definieren Sie Ihre Begrüßungsbildschirme und geben Sie Ihren Besuchern zusätzliche Informationen.“
Begrüßung
Den Begrüßungsbildschirm passen Sie einfach über den integrierten Editor Ihren Anforderungen und Ihrer CI entsprechend an.
Standard Smart-TV als Begrüßungsbildschirm.
Digitale Meetingraum Schilder.
Eigenes Firmenlayout.
Persönliche Begrüßung mit Firmenlogo.
Individueller Begrüßungstext.
OUTLOOK ADD-IN
Erfassen Sie mit dem Outlook Add-in für WELCOME Ihre Besucher in Ihrer gewohnten Outlook Umgebung und automatisch auch im WELCOME Besuchermanagement.
„Die externen Teilnehmer, Betreff, Termindaten und Besprechungsraum werden erkannt und in WELCOME übernommen.“
Integration
Wählen Sie die Willkommensbildschirme, persönliche Begrüßungsnachricht, den Besucherausweis und die zu unterzeichnenden Firmenrichtlinien für den Besucher aus.
Termine in Outlook erstellen und automatisch in WELCOME anlegen.
Der Empfang hat im Portal den Überblick über eingeladene Besucher.
Zentrale Add-in Verteilung über Exchange.
Auswahl relevanter Optionen direkt in Outlook.
Minimaler Schulungsaufwand durch Outlook Oberfläche.
Outlook-Terminänderungen werden in WELCOME Termin übernommen.
Kostenlose Online-Demo
Lassen Sie sich von den Funktionen und der einfachen Bedienung überzeugen!
TERMINBESTÄTIGUNG
Durch die Terminbestätigung stellen Sie Ihren Besuchern alle relevanten Informationen übersichtlich zur Verfügung.
„Senden Sie Ihren Besuchern eine automatische Terminbestätigung und erhalten Sie eine Benachrichtigung beim Eintreffen Ihres Besuchers.“
Benachrichtigung
Eine Anfahrtsbeschreibung erleichtert Ihren Besuchern die Anreise. So erscheinen ihre Besucher pünktlich zum Termin.
Eigenes Firmenlayout im Einladungsmail.
Einladungsmail mit allen Informationen.
Anfahrtsbeschreibung mit Maps Integration.
Sicherheitsvereinbarung im Anhang.
pkpass Ticket zum Abspeichern in Wallet App.
BESUCHERAUSWEIS
Erstellen Sie auf Knopfdruck Besucher-individuelle Ausweise entsprechend Ihren Anforderungen und Corporate Identity.
„Erstellen Sie beliebig verschiedene Besucherausweise nach Ihrem CI und Ihren Anforderungen.“
Besucher registrieren
Über den effizienten Check-in/Check-out Prozess registrieren Sie Ihre Besucher mit einem Klick. Auch für Dauerbesucher steht eine optimale Lösung zur Verfügung.
Automatischer Ausdruck beim Einchecken.
Eigenes Firmenlayout mit Logo und Bild.
Ausweise für Dauerbesucher (z.B. Fremdfirmen).
Ausweisdrucker für Papier (S/W und Farbe).
Ausweisdrucker für Plastikkarte (300 Mal beschreibbar).
Bild des Besuchers auf dem Ausweis.
SELF CHECK-IN
Durch den Self Check-in kann Ihr Gast sich selbst anmelden oder seine Daten im Empfangsbereich selbst erfassen und sich registrieren.
„Mit dem Self Check-in können Besucher Ihre Daten selbst erfassen, einen Besucherauswies drucken und die Vereinbarungen unterschreiben.“
Besucheranmeldung
hr Gast erhält automatisch einen Besucherausweis und Ihre Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift bereitgestellt.
Besucher können sich selbst einchecken.
Nicht angemeldete Besucher können sich selbständig registrieren.
Firmenrichtlinien werden digital zur Unterschrift bereitgestellt.
Benutzerführung beim Check-in.
Verschiedene Besucherkategorien wie Besucher, Lieferant, etc. konfigurierbar.
Touchless Check-in, einchecken mit dem eigenen Endgerät.
SICHERHEITSVEREINBARUNGEN
Hinterlegen Sie bei Ihren Besuchern individuelle Dokumente wie Sicherheitsunterweisungen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Firmenrichtlinien.
„Stellen Sie Besuchern Ihre Firmenrichtlinien vor dem Termin online zur Unterschrift zur Verfügung.“
Vereinbarungen
Lassen Sie Vereinbarungen digital unterzeichnen. Der Besucher erhält das von ihm unterschriebene Dokument automatisch per Mail gesendet.
Frei definierbare Dokumente.
Je Besucherkategorie Standard-Vereinbarungen definierbar.
Je Termin frei wählbare Vereinbarungen.
Vereinbarungen können vor dem Besuch online durch den Besucher unterzeichnet werden.
Gültigkeit der unterzeichneten Dokumente je Besucher.
Verwalten von Sanktionslisten.
Kostenlose Online-Demo
Lassen Sie sich von den Funktionen und der einfachen Bedienung überzeugen!
ZUGANGSSTEUERUNG
Für den sicheren und kontrollierten Zugang zu Ihren Gebäuden oder dem Firmengelände kann WELCOME Besucherdaten mit verschiedenen technischen Installationen austauschen.
„WELCOME bietet Ihrem zuständigen Personal einen Echtzeitüberblick über die Besucherströme.“
Autorisierte Besucher
Von Ihnen autorisierte Besucher können selbstständig eine Vereinzelungsanlage, eine Torsteuerung oder Schrankensteuerung über einen QR-Scanner bedienen.
Türöffnung über QR-Code
Anbindung Vereinzelungsanlage.
Schrankensteuerung.
Torsteuerung für LKW.
Transparente Übersicht der LKW Situation auf dem Gelände.
UNBESETZTER EMPFANG
Entlasten Sie Ihr Empfangspersonal durch die Integration von QR-Code Scannern, Check-in Terminals und Zugangssteuerung. Empfangen Sie Besucher auch bei einem unbesetzten Empfang.
„Empfangen Sie Besucher auch ohne Personal.“
Besucher registrieren
Die Automatisierung führt zu besonders effizienten Abläufen und einer Echtzeitkontrolle für Ihr Geländemanagement. WELCOME stellt somit eine ganzheitliche Lösung dar, die Ihr Firmengelände gegen unberechtigten Zutritt sichert.
Besucher empfangen ohne Personal.
Check-in mit automatischem Ausweisdruck.
Benachrichtigung beim Einchecken des Besuchers.
Check-in Terminal in Ihrem CI.
Manipulationssicher durch Kiosk-Software.
Dokumente unterzeichnen.
STANDORTE / SPRACHEN
In der Mandantenübersicht verwalten Sie ihre Empfangsbereiche und steuern die entsprechenden Begrüßungsbildschirme. Nutzen Sie die Sprache des Mandantenstandorts.
„WELCOME ist in 19 Sprachen verfügbar.“
Mandantenfähigkeit
Bringen Sie den Besucher zum richtigen Empfang und steuern Sie Ausweisdrucker nach Ihren Anforderungen. Erweitern Sie WELCOME um die Sprache Ihrer Standorte und Besucher.
19 Sprachen verfügbar.
Sprachen für die komplette Lösung.
Sprachen für den Check-in Prozess.
Bildschirm mit Sprachauswahl möglich.
Software Auswahlkriterien
Digitalisieren Sie Ihren Empfang!
Die optimale Cloud-Software für Ihre Gästeverwaltung
Mit einem freundlichem Empfang, personalisierten Besucherausweisen und Features wie automatischem Versand von Anfahrtsbeschreibungen erzeugen Sie bei Ihren Besuchern einen positiven und professionellen Eindruck.
Die digitale Lösung für Ihr Besuchermanagement
Ihre Mehrwerte durch WELCOME – digitales Besuchermanagement aus der Cloud, sofort einsatzbereit.
Transparent
Behalten Sie durch die Besucherhistorie den Überblick über Ihre Besucher.
Besucherausweise
Erstellen Sie Besucherausweise und verwalten Sie Dauerbesucher.
Zutrittskontrolle
Kontrollieren Sie den Zutritt Ihrer Besucher durch die Hausverbotsliste und Sanktionslisten.
DSGVO konform
Erfüllen Sie die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung mit dem digitalen Besucherbuch.
Benachrichtigungen
Automatische Benachrichtigung beim Eintreffen der Besucher durch einstellbare Workflows.
Berichte
Komfortable Filter- und Sortierfunktionen ermöglichen Ihnen individuelle Auswertungen – auch in Excel.
WELCOME kostenlos testen!
Überzeugen Sie sich von den Funktionen und der einfachen Bedienung!
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